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人事档案规范化整理及数字化加工主要实施步骤


档案加工场所管理:

  需根据项目服务要求,制定详细的实施方案,包含:现场组织设计、作业部署、人员安排、时间节点计划、安全管理及保密措施、质量保证体系等。

  档案加工场所配备必要的监控设施设备视频终端,对本项目实施进行全程监控,进行全覆盖监控,不留监控死角。视频数据须保存6个月以上或定期向采购人移交。

  在档案加工场所配备档案储存柜,用于存放待处理加工的档案。

  实施方应在档案加工工作场所悬挂公司名称。工作人员要挂牌上岗,接受身份核查登记和安全检查,严禁无关人员进入数字化加工场所。

工作人员要自觉遵守业主单位的各项规章制度,不得在档案加工区内喝水、进食、吸烟等,严禁携带火种进入档案加工场所。保持工作场所干净、整洁。工作实施场地内不得使用手机、可外带的拍照设备及其它无线设备。实施方须自行准备存放的保管柜。

实施方必须制定并执行数字化安全保密制度,对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训,与工作人员签订安全保密协议并报业主方备案。


档案整理的标准及要求:

    标准:按照《福建省流动人员人事档案基本公共服务规范(试行)》(闽人社文〔201694号)、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》(组通字〔201228号)等文件执行,档案整理完成后需制作纸质目录。

要求:有档案整理的配套资质、有完善的安全保密措施、有全套的整理工作流程(含档案整理(实际工作中的第一环节是鉴别)、分类、排序、编目、技术加工(剪裁或折叠、裱糊、加边与包边、拆除大头针或订书钉等)、目录录入(目录包括职务变动表、人事档案目录)、目录打印、装订、编号、档案交接、质检、保密监督等),项目按序时进度进行。

档案材料的分类:按照《干部档案工作条例》(组通字〔199113号)、《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔200912号),流动人员档案分为十类进行分类整理。

1、自传材料。

2、履历材料。

3、鉴定、考核、考察材料。

4、学历学位、职称、学术、培训材料。

5、政审材料。

6、党团材料。

7、奖励材料。

8、处分材料。9、工资、任免、出国、会议代表材料。

10、其他材料。

另:(1)整理过程中,发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于档案内容和重复多余的材料,应先查询是否在档案库中有归属,如有,存入该档案中;如没有,则进行登记,并归入专门存放无归属材料的文件袋中。

2)特殊材料需归档:如借条、文革期间有关政审材料(如备考表)等。

3)数字化加工过程中,如有新补充材料,应及时归档。

档案材料排序:将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序、并通过编写类号和页码固定下来、具体方法为:

按材料形成时间排序,适用于档案材料等第一、二、三、四、七、九、十类材料的整理。第四、九类材料排序,在采用二级分类后的各小类中分别按时间顺序。

按材料的内容和材料之间的内在联系排序。适用于第五、六、八类材料。

第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等,其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。

第六类党团组织建设中形成的材料:入团志愿书、入党志愿书分别排在入团、入党的其他材料之前,其他材料按时间排序。

档案编目录入:

档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目数据录入,做到档案目录清楚,填写准确。档案目录不能粘贴涂改。

档案目录需标注该档案的档案号及人员姓名。

每类目录之前应注明材料类号和材料类别名 称。

“序号”填写材料类号和材料顺序号。

“材料名 称”根据材料题目填写。无题目的材料,应拟定题目。材料的题目过长,可适当简化。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明。

鉴定材料题名应为“责任者+材料名 称”。

年度考核类题名体现年度。

学籍材料题名“学校名 称+材料名 称”(初高中材料可照材料录)。

专业技术职称评审表题名“职称+题名”,附批文需备注说明。

证明材料题名“其父/其母证明材料”或“责任者+材料名 称”。

工资材料题名照录(“机关事业单位工作人员”类似前缀可省略)。

任免审批表/呈报表照录,劳动合同题名+公司名 称。

报到证通知书题名“学校+学历+材料名 称”。

“材料形成时间”填写材料落款时间。档案材料为复印件的,采用原材料形成时间。

“页数”填写材料的页数。原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描,不宜进行挑扫。

每面为一页,有页中页的材料,应加数填写。对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

重新编制页号时,应在统一位置书写页号,且不压盖档案内容。

书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

“备注”填写需要说明的情况。

材料为复印件或重复件。

材料中有附件。

散材料需附目录,目录直接添加在正本目录后。

 每类目录之后须留出适量空格,供补充档案材料时使用。

技术加工:对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应进行技术加工。

对纸张破损、幅面不规则,或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后面,与原件作为一件。

对超出A4的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠。折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。

对破损、卷角、折皱和幅面过小(小于16开)的材料应逐份托裱。裱糊用的衬纸,必须采用白纸。裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。

对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须进行加边。打眼装订,不得压字和损伤材料内容;

拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。

档案扫描加工:对规范整理好的人事档案进行逐件逐页档案扫描处理。

扫描技术要求:

分辨率:300dpi

色彩:24Bit真彩色。

格式:为单页JPEG

压缩方式:jpg

容量:每张图像容量大小控制在1MB以内。

总体质量要求:

确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2017)。

保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

扫描加工要求:

档案纸质情况差,易造成褶皱、撕裂、破损、弄碎等情况的,应采用文件拍摄仪、零边距平板扫描仪等相应设备进行扫描,以保护原件。

为更好的展现档案原貌,全部采用彩色单页 jpg 的存储格式,扫描分辨率为300dpi。扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度,保证原始扫描图像效果与原件吻合。

采用平板或自动进纸方式扫描,应确保纸张扫描时放置端正,从而保证原始扫描图像无歪斜,减少后期处理可能带来的图像损失。

档案中的材料应整页扫描。超长页进行分页扫描后,要拼接成一页。

根据纸质材料类型采用高速扫描仪、零边距平板扫描仪、大幅面图纸扫描仪等设备进行扫描。对于一般的档案材料宜采用高速扫描仪,对于不可拆解的文件或是纸质情况差的采用零边距平板扫描仪。对于大于A3可采用大幅面图纸扫描仪。

扫描图像处理:扫描后的原始图像需要进行优化处理但不失真,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况,要进行如下图像处理:

图像歪斜:采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过2度,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间,应对图像进行裁边处理,去除多余白边。

字迹洇透:采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画。

图像深浅不一:采用平衡功能,调整图像深浅一致。

裁边:如需对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少23毫米处裁剪图像。

图像拼接处信息要完整,不能缺少信息。

档案扫描加工质量要求:

图像要求:图像完整、整洁、无歪斜、无黑边,浏览及打印清晰。

数据对应:系统档案数据与扫描图像100%正确对应。

数据审核:100%进行数据二次审核、保证影像数据完全正确。

数字化关键质量指标:加工对象加工完整率100%,数据内容完整率100%;加工进度保证率100%

档案原件:二次损伤率≤0.1‰;100%不缺失

扫描图像:漏扫率≤0.1‰;同原稿相比过浓或过淡的比率≤3‰;倾斜度超过1度的比率≤1‰;版心不居中,版心大小不一致的比率≤1

图像质量:图像质量情况完好率98%

格式封装:图像文件的命名准确率100%

档案数据保管

档案整理和扫描结束后,所有数据需要备份三套电子数据交由采购方。

图像质量检查:

数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。

对于漏扫、重扫、多扫等情况,应及时改正。

数字图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查,发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像处理。

图像数据挂接:

档案扫描完成后,将正确的数据目录及扫描数据导入档案查询系统中确保扫描图像与信息系统中的数据记录100%挂接正确,并在档案信息系统中有效检索和显示。数据挂接后,以档案文件级目录数据库为依据,逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现问题及时进行纠正。

档案的装订:每个干部的档案材料,必须装订成卷。装订后的档案,卷面整洁,全卷整齐、平坦,装订结实实用。

档案目录置于卷首。目录与材料核对无误,材料排列顺序与目录相符。

档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。

装订时只要求档案材料左边、下边对齐,卷内有不同幅面的材料,右边、上边不能对齐是正常的,不需要刻意加以处理。

档案整理装订完工后按档案号顺序排列上架。

档案袋、档案材料样式和规格

规格:档案材料和目录采用国际标准 A4 纸型(297 ×210 mm)。材料左边应留有 25 mm 的装订边。 设三个装订线孔, 孔距 (从孔中心算起) 83mm, 下孔距底边 54mm,孔中心距左边沿 12mm,孔直径 为 5mm

材料:卷皮一般可采用三百克左右的单面白板纸。档案内原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊,人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

卷皮颜色:应采用浅淡色,如浅黄、乳黄色等,不用红、绿、黑、兰、紫等深色。卷面上的字一律用红字。

卷面项目:“人事档案”、“正本”(或“副本”)、“姓名”。

字体与字间距离:“人事档案”用楷体(72)磅,字与卷面上边沿距离7厘米;“正本”(或“副本”)用小初号宋体,在“人事档案”下方,相距2.5厘米;“姓名”用大号宋体,与卷面下边沿相距5.5厘米。

卷面里页印“注意事项”:

1)注意保密,不得遗失,不得让无关人员翻阅。

2)爱护档案,不要涂沫、勾画及乱加批注。

3)卷内材料不得拆散,不得随意增加或抽出材料。

档案袋:规格:长320× 宽235×厚30mm、材料质量为350克左右牛皮卡纸;袋面项目为“档案袋”、“姓名”“制作单位”“档案号”。字体和字的颜色与档案卷面一致。“单位”在“姓名”下方,“档案号”位于左下角,同时左上角标明档案号及姓名,姓名在档案号下方。各项目字间距离参照档案卷面安排。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。

散材料夹封面需添加姓名。

装盒:部分档案按照采购人的标准进行装盒归档。

质量抽检:实施过程中按完成量的30%以上的比例进行实时(每天)抽检,以保证质量。

验收方式:档案部门成立专门的验收组对纸质档案整理和数字化成果进行验收。

验收内容

纸质档案数字化成果包括档案整理装订情况、档案数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

应对目录数据进行验收,主要包括数据库中各条目有无错字、与图像内容是否对应、必填项是否填写等。

应对数字图像进行验收,主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

应对数据挂接进行验收,主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

应对工作文件进行验收,主要包括工作文件的完整性、规范性等。

应对存储载体进行验收,主要包括载体的可用性、有无病毒等。

应对档案整理装订情况进行验收,主要包括档案材料装订是否漏页或不齐、需归档材料未归档、档案卷皮及档案袋封面错字漏字等。

验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于10%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%

验收结论

每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准验收内容和验收标准的要求,予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后,重新进行验收。

验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论,必须经相关领导审核、签字后方有效。

档案归还入库

质检合格的纸质档案进行清点后移交入库,并填写档案移交单(附件1)。数字化档案数据应在数字化工作全部完成后统一交接。


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