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一、项目背景

近年来,随着社会科技水平的提高,传统的档案文书管理方式已经不能适应时代快速发展的脚步,逐渐被数字化的文书档案管理模式所取代。在档案文书数字化的发展形势下,企业的档案文书数字化进程还存在着明显的滞后性,在未来的现代化建设中将成为企业的重点工作之一。企业开展好档案文书的数字化工作有助于企业日常事务的开展,也有助于企业档案文书的维护和保存,因而在企业文书数字化管理的过程中所出现的问题应当受到企业管理者和相关工作人员的重视。


二、项目建设意义

可实现数据的计算机存储和管理,实现信息共享,加强文书档案的保管和利用。档案数字化可实现档案数据的计算机存储和管理,在最短的时间内查找到所需要的档案信息。

可加强档案管理、提高工作效率,增加经济效益。系统建成后,可改变传统的人工调档查阅方式,方便、快捷地在网络系统中取得所需数字化信息;查档等工作应用部门可通过计算机网络进行,使管理工作规范化、高效化。

可确保档案的安全。档案数字化后,可有效防止因水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等带来的损失。数字化副本异地存放,输出缩微胶片供永久保存,使档案资料在出现天灾人祸的情况下避免遭到毁灭性的破坏。还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复,因此实现"数字档案"是档案保护的一种必要手段。


三、项目建设标准

业务、技术规范标准:

《中华人民共和国档案法》;

《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002);

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2005);

《档案著录规则》(DA/T 18—1999);

《福建省纸质档案数字化操作规范(试行)》;

《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)。

管理性标准规范:

《中华人民共和国保守国家秘密法》;

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》;

《福建档案数字化工作安全保密管理规定》;

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号);

《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号);

《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号);

《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)

四、项目实施流程

1.档案领取→2.档案拆分及整理→3.档案录入→4.档案扫描→5.图像处理→6.质量检查→7.图像挂接→8.目录打印→9.档案装订→10.总质检→11.档案归还

 

五、数字化加工技术规范

5.1文书档案简化立卷技术规范

(1)区分归档与不归档文件

(2)判定文件所属时间

(3)明确 "件"的概念,区分每 "件"文件

(4)装订:以件为单位进行装订

(5)确定文件保管期限

(7)排列

(8)编号(盖、填归档章)

(9)编目(制作归档文件目录)

(10)装盒、填写档案盒面

5.2归档文件整理说明的编写

5.3扫描方式

    根据档案幅面的大小,扫描仪分为A4扫描仪、A3扫描仪和A0扫描仪;

    根据扫描仪的扫描方式可分为高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪(A0)。

A3和A4扫描仪都带有高速和平板两种扫描功能。如下图所示:


1.png

此次档案数字化加工扫描方式分为A4扫描、A3扫描和A0扫描三种方式,应根据纸张情况选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

(1)小于A4及A4幅面的按A4规格进行扫描,大于A4小于A3及A3幅面的按A3规格进行扫描,大于A3幅面以及工程图纸按A0规格进行扫描,不能进行图像拼接。

(2)纸张状况好的档案应采用高速扫描方式(滚筒方式)以提高工作效率。纸张状况较差,以及过薄、过软和超厚的档案,应采用平板扫描方式。

5.4扫描色彩模式

5.5扫描分辨率

5.6扫描规范

5.7扫描文件格式

5.8扫描存储路径

5.9图像处理

5.10质量检查

5.11图像挂接

5.12档案装订

5.13总质检

5.14档案归还


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